人事檔案電子化是大勢所趨

說起人事檔案電子化的好處，正在進行這方面課題研究的山西大學政治與公共管理學院教授趙穎芳告訴記者，“它不但優化了辦事程序，而且提高了檔案的安全性。”

據她介紹，以往單位查檔或開具個人證明，要先從檔案庫里調出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間至少在10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時;而電子檔案系統建立后，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關材料便可在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內便可搞定，復雜的也就 5分鐘而已。

對于安全性的提升，趙穎芳表示，以往人事檔案在被頻繁地查閱、轉移過程中，很容易丟失、被篡改，現在檔案不用調來調去，丟失的概率要小。同時，只要有篡改，一對照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為涂改。

記者了解到，檔案電子化帶來的是全新的檔案管理模式，在一定區域的人事檔案管理查詢系統上線后，該區域的人事檔案信息將可實現共享，查詢檔案存放的所在地就變得易如反掌。既然實現了信息共享，這意味著人事檔案業務將來可能就近辦理。

在趙穎芳看來，既然檔案實現了電子化，就有可能給每個存檔者或存檔單位生成二維碼，實現業務的網上查詢、網上申請，之后再通過網絡直接發送過去，不用再去現場，從而實現線上線下的無縫對接。

此外，趙穎芳還建議，在生成電子人事檔案系統后，紙質檔案已經可以泰然“養老”。但是由于其分散儲存浪費諸多空間，因此可建立集中管理式的人事檔案館。“屆時，下級檔案管理部門可將存檔集體‘上交’，各存檔機構的檔案便可歸于一處，集中存放，既便于管理又省卻諸多麻煩。”