依據中組部、人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》(人發[1996]118號)和上海市人事局《關于建立本市流動人員人事檔案統一服務平臺的意見》(滬人[2002]128號)，為本市各類企事業單位和專業技術人才、管理人才提供人事檔案綜合管理服務。
一、流動人員人事檔案接收
1、接收范圍
(1)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(2)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(3)待業的大中專畢業生的檔案;
(4)自費出國留學人員的人事檔案;
(5)外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(6)外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
(7)其他流動人員的人事檔案。
2、辦理手續
(1)單位委托管理人事檔案。由單位攜帶營業執照、組織機構代碼證(復印件)與人才服務機構簽訂檔案委托管理合同，并提供員工檔案所在地。由人才服務機構辦理和代辦調集員工檔案手續。檔案轉入后，人才服務機構提供相關人事服務。
(2)個人委托管理人事檔案。由本人攜帶身份證、解除工作關系證明或退工單辦理調檔手續，手續齊全當場辦理。待檔案轉入后與人才服務機構簽訂檔案委托管理合同，人才服務機構提供相關人事服務。
3、注意事項
非本市戶籍人員的人事檔案應委托戶籍所在地的政府人力資源和社會保障部門所屬人才服務機構管理(申辦《上海市居住證》人員人事檔案根據居住證受理窗口要求調入本市管理的除外)。
二、流動人員人事檔案轉出
1、轉出事由
流動人員因錄用，新單位具有保管檔案資格或委托其他人才中心或職介所保管，并要求轉出的;流動人員因退工或其他原因，要求檔案轉至街道的。
2、轉出手續
錄用單位具有保管檔案資格的，由單位工作人員憑檔案憑證、調檔函(黨委蓋章)、錄用證明材料(如錄用名冊、聘用手冊等)、取檔人工作證辦理調檔手續。
錄用單位委托其他人才中心或職介所保管的，由人才中心或職介所工作人員憑檔案憑證、調檔函、工作證辦理調檔手續。
個人要求檔案退至街道的，憑檔案憑證、勞動手冊(如無勞動手冊需帶戶口簿)辦理手續。檔案中退工手續須齊全。退工手續不全的，個人須補辦退工手續或提供戶口所在區(縣)職介所開具的同意接收檔案的證明。原工作單位已注銷的，須提供工商局出具的單位注銷證明。
3、注意事項
新錄用單位調檔的，原工作單位須已辦妥退工手續。集體戶口或黨組織關系掛靠的須先行轉出。
三、流動人員人事檔案查閱
1、查閱事由
因考察、任免、聘任、調動、組織處理、審干、入黨入團、參軍、出國、治喪等需要查閱個人人事檔案的;政法部門等單位因偵查、審理和公證須通過人事檔案取得旁證材料的，可查閱有關材料。
2、查閱手續
(1)查閱人員必須是中共黨員，并持有市委組織部統一印制且手續完備的《查閱干部人事檔案審批表》和本人有效證件。其它如“調查證明材料介紹信”或“行政介紹信”等不能用于查閱人事檔案材料。審批表應由查閱單位黨委(含獨立總支)蓋章和負責人簽名。
(2)公安、安全、檢察、法院部門、公證處等需查閱流動人員人事檔案，也應持有《查閱干部人事檔案審批表》。外省市需查閱人事檔案，應事先聯系，征得同意后，憑《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱。
(3)因需要而摘錄檔案內容的，須征得檔案管理人員同意。對其摘錄部分，寫明檔案材料出處及日期，由檔案管理人員與原文核對無誤后加蓋公章。對摘錄復制的材料除必須留作證據外，一律由查閱單位負責銷毀。
3、注意事項
流動人員人事檔案是黨和國家的機密，查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，對檔案內容嚴格保密，不得泄漏或擅自向外公布。查閱時不得隨意圈劃、抽取、折疊、涂改。不得擅自復制(拍攝)檔案內容。確因工作需要從檔案中取證的，應說明理由，經檔案管理部門審核同意后方可復制(拍攝)。
四、出具各類人事證明
1、出具范圍
親屬、經歷、未刑、履歷等公證證明，養老、特殊工種、購房、年休假工齡證明，入黨、入職、參軍、考研、出國、調動等政審，各類背景調查等其他證明。
2、所需材料
存檔憑證、單位介紹信、證明表格及其他相關材料。
3、注意事項
辦理經歷、未刑公證須帶單位現職證明，注明進單位日期、至今在何部門從事何工作(須原件)。如是已出國人員應帶護照復印件并有第一次出境日期章。
五、流動人員跨省市調動
1、所需材料
申請辦理跨省市調動人員須攜帶本人身份證、外省市商調函、存檔憑證辦理手續。委托他人辦理須提供本人的委托書、受托人身份證。
2、服務內容
(1)審核“調動人員登記表”并蓋章。
(2)根據要求出具“同意調出函”。
(3)通過機要轉遞人事檔案。
(4)根據外省市政府人事部門正式調令和上海戶口遷移證，出具“流動人員工作介紹信”。
3、注意事項
(1)商調函須由縣以上政府人力資源和社會保障部門，或有跨省市調動權的國有企事業單位(蓋黨委章)開具。
(2)辦理跨省市調動前須與上海工作單位解除勞動關系并辦理退工手續。
(3)本中心僅提供與人事檔案相關的人事服務，其他如“體檢”、“工作鑒定”、“婚育證明”等請至相關部門辦理。
(4)在中心掛靠集體戶口、黨組織關系的須先行轉出。如外省市有政策先審檔案再調戶口的，須提供外省市政府人力資源和社會保障部門的書面說明。
(5)調動人員應在檔案轉出前將外省市要求的與檔案相關的各項手續辦妥，檔案轉出后本中心只提供開具“流動人員工作介紹信”服務。
六、《上海市居住證》人員檔案轉出
1、所需材料
申請人員須攜帶本人身份證、戶口本復印件(地址頁及個人頁)、《跨地區流動人員人事檔案轉出申請》(下載附件)辦理手續。委托他人辦理須提供本人的委托書、受托人身份證。
2、辦理手續
下載并打印轉出申請，將居住證注銷后，由注銷部門簽署意見(或打印系統注銷狀態信息頁)后辦理檔案轉出手續。如上海單位已退工，須提供退工證明。如未退工，轉出申請上應由單位蓋章。
