既是在出差途中,就說說跟隨領導出差這件事中的幾處小細節,也都是自己的經歷和體會,與君共勉。
1、明確自己的角色和目的。
若領導帶了貼身秘書,你的任務可以減輕一些,但也絕不可溜號,要做好協調工作,各項安排要多多提醒領導秘書,有事情也不要自作主張,多問領導秘書,請其做決定或者請其請示領導做決定。
如果自己擔任秘書的角色,領導出差期間的行程,生活方方面面都需要更加重視。
2、關注幾項關鍵事項和節點。
跟隨領導出差,你可能面對的也是陌生環境,東南西北都分不清,這個時候你最該記的是什么?
一日三餐的時間和地點!會議的時間和地點!聯絡人的手機號!
如果領導級別高,比如到下級調研,或許每次餐前和會議前都會有人來請。但作為秘書,掌握時間和地點仍然是非常必要的,因為每天領導問的最多的就是這件事。
每到中午和晚上休息前,要提醒領導下午或次日的時間安排,試想如果你這個秘書連這種最基本的提問都回答不了,或者別人都來請領導了,領導還沒睡醒,你這個秘書是多不合格。
3、把自己照顧好是最重要的前提。
很多時候,給領導做秘書相當的不容易,比如行程安排緊張,會議結束后立即要登車前往下一站,這時候大家都要登車了,你想去衛生間怎么辦?
這樣的例子并不少見,我的同事就曾經歷過這樣的尷尬事,他自己去了衛生間,卻不料領導和其他人已經乘車走了,當然在走出一段時間后有人發現他不在車上,又調轉車頭回來接,但這樣既耽擱本已緊張的行程,也給領導丟面子。
遇到這種事,一定要跟司機或同行者打個招呼,寧可讓大家稍微等一下,當然更可行的辦法是在會議結束前找好時機把問題解決掉。
作為秘書,也要注意在登車出發之前請點一下人數,看看有沒有落下誰。
把自己照顧好,還包括出差期間的身體狀況要保持,如果沒照顧領導反而自己先病了就不太好了。
再比如睡覺前要再三查看鬧鐘,確認已定鈴,并且不要忘了把開會時調到靜音的手機調回聲音模式,早晨因為鬧鐘沒調好自己睡過的事情也是出差中容易出現的。
4、跟領導在一起,沉默不意味著尷尬。
出差期間領導既要開會講話還要各種場合的應酬,很容易疲勞,所以坐車的時間是一個重要的休息的機會。
如果和領導坐在一個車里,這時不用刻意尋找話題,就安安靜靜地讓領導休息好了,當然也有領導的習慣不同,還要因人而異,如果對領導不甚熟悉,要注意觀察,不要逮著機會說個沒完。
5、細節處多留心。
這就是顯示工作水平的環節了,一個優秀的秘書在細節處做的妥妥貼貼,讓服務的對象甚是舒服,旁人看著也甚為嘆服。而如果不是專職的秘書,偶爾隨領導出差做到前面幾點也就能基本不出大紕漏。
細節的地方,舉幾個例子:
給領導的材料自己要帶一個備份的;領導要在主席臺講話,要提前擺好材料并檢查,防止漏頁少字;領導的習慣要多掌握,喝什么茶,喝什么水,做好端茶倒水的工作是基本功;坐車坐到正確的位置;提前給領導摁電梯,開車門…