一、銷售事務(wù)處理制度(I)
交貨、檢查、配送
(一)對于已接受訂單的工程,工務(wù)科就在做好相關(guān)的生產(chǎn)日報(bào),使工程的進(jìn)行程序得以明確,并就感動適當(dāng)?shù)臋C(jī)會,通知給發(fā)出訂單的客戶知道。
(二)當(dāng)生產(chǎn)接近完成時(shí),應(yīng)與工務(wù)科協(xié)議,選擇指定交貨日前的適當(dāng)時(shí)日,通知交貨對象。如交貨有遲延的顧慮時(shí),也應(yīng)事先通知對方,求得其諒解。
(三)在進(jìn)行產(chǎn)品的檢查時(shí),應(yīng)將結(jié)果做成測試成績表等等的有關(guān)資料。
(四)產(chǎn)品的發(fā)送是依據(jù)出貨傳票來進(jìn)行的,另外,每次發(fā)送貨品時(shí),應(yīng)將其要項(xiàng)記入發(fā)送登記簿中。
銷售額的計(jì)算及收款
(一)在繳交產(chǎn)品時(shí),應(yīng)將交貨單的副本交給會計(jì)科。會計(jì)科再將這些資料記入銷售帳中。
(二)如已經(jīng)從客戶處先收取訂金或預(yù)付金時(shí),應(yīng)將此內(nèi)容也記入銷售帳中。
(三)財(cái)會部門于每月的25日,依據(jù)銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項(xiàng)明細(xì)表(包括前月余額、本月銷售額、應(yīng)收帳款),送交營業(yè)經(jīng)理。
(四)營業(yè)經(jīng)理得命令各負(fù)責(zé)人員在應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)表的收款欄中記入預(yù)付金,經(jīng)過調(diào)整后,再決定營業(yè)部的收款預(yù)定額,然后呈報(bào)常務(wù)董事簽核。
(五)常務(wù)董事應(yīng)先查閱營業(yè)部所呈的收款預(yù)定表,如有必要征求經(jīng)管經(jīng)理的意見,則由營業(yè)經(jīng)理作說明后,裁定收款的預(yù)定計(jì)劃。
(六)收款業(yè)務(wù)原則上是由營業(yè)部門負(fù)責(zé),但有時(shí)也可委托經(jīng)管(財(cái)會)部門的人員去進(jìn)行。
(七)有關(guān)款項(xiàng)的催收是由銷售科負(fù)責(zé)督促,銷售科必須把相關(guān)資料記入收款預(yù)定表中,通知給各有關(guān)人員。
(八)財(cái)務(wù)科應(yīng)將每月收款收據(jù)副本制作成表,在各冊、各頁上打上編號。并要求有關(guān)人員于每日業(yè)務(wù)終了時(shí),交回這些單據(jù)證明。收據(jù)上蓋有公司印章者,會計(jì)科應(yīng)加以保管,并加蓋部門印章。
(九)款項(xiàng)進(jìn)來時(shí),負(fù)責(zé)收款或處理款項(xiàng)人中應(yīng)制作收帳傳票,并連同現(xiàn)金、收據(jù)副本,提交給財(cái)務(wù)科。
(十)根據(jù)上述的應(yīng)收帳款傳票,將收得的款項(xiàng)記入銷售帳目中。記入內(nèi)容除包括金額外,須再記入負(fù)責(zé)人員的名字。
書信的制作及資料整理
(一)營業(yè)書信資料通常包括下列六項(xiàng):
1.書信、電報(bào)(發(fā)文、訂單)。
2.估價(jià)單、訂購單、請講單、規(guī)格明細(xì)單。
3.交貨單。
4.請款單。
5.收據(jù)。
6.備忘錄。
(二)交易上的發(fā)文資料,原則上都須復(fù)印并制成副本保存。另外,發(fā)文資料上應(yīng)蓋契印或負(fù)責(zé)人的印章。
(三)所有的書信資料,都應(yīng)編列收受號碼,并記入受信簿中,蓋上收受日期印章。
(四)處理中的文件,應(yīng)依照下列方式加以分類、歸檔。
1.估價(jià)文件資料??將交易客戶與自己公司方面的估價(jià)資料,依照發(fā)生的順序,歸類或存檔。
2.訂購資料??依照順序?qū)⒑贤瑫⒄埧顔螝w檔。
3.存檔資料。
(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理:
1.市場資料。
2.成本計(jì)算。
3.同業(yè)的目錄。
4.交易資料。
報(bào)告及會議
(一)營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務(wù)處理狀況記入日報(bào)表,經(jīng)由科長、經(jīng)理,向總經(jīng)理提出。
(二)銷售科應(yīng)根據(jù)每月及上個(gè)月的訂單量、轉(zhuǎn)撥余額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產(chǎn)額、未收款項(xiàng)余額、各項(xiàng)接受訂貨的產(chǎn)品內(nèi)容等等制作成月報(bào)表,并經(jīng)由經(jīng)理審編后呈報(bào)告給總經(jīng)理。
(三)每月或每月月初的營業(yè)部與工廠方面,應(yīng)召集經(jīng)理,廠長、科長及其他負(fù)責(zé)人員,舉行生產(chǎn)、銷售聯(lián)合會議。
二、銷售事務(wù)處理制度(II)
銷售
(一)營業(yè)科的外務(wù)負(fù)責(zé)人員在訪問或開拓新客戶時(shí),應(yīng)留意下列事項(xiàng):
1.透徹觀察對方在買賣上的需求及判定對方在買賣上的立場
2.觀察對方進(jìn)貨及銷售的意愿。
3.利用談話、對應(yīng)技術(shù)來引導(dǎo)對方購買的意愿。
4.針對對方的買賣意識及對商品的認(rèn)知程度,檢討它與我方計(jì)劃的合適與否。
5.檢討對方的銷售政策與營業(yè)預(yù)算是否與本商品合適。
(二)營業(yè)科的外務(wù)負(fù)責(zé)人員應(yīng)致力于商品知識、銷售方法及市場知識的研究、同時(shí)須勤于調(diào)查銷售客戶的狀況,隨時(shí)以預(yù)算、效率化為基準(zhǔn)、冷靜且親切地致力于銷售活動。
(三)對客戶提示重要事項(xiàng)或表達(dá)意向時(shí),須取得經(jīng)理的認(rèn)可后才能執(zhí)行。
(四)交易的開始有的是基于對方的申請,有的是出自我方的誘導(dǎo),不管是何種方式,除了交易一開始即以現(xiàn)金往來的情況之外,都須事前對交易客戶的資產(chǎn)、銷售能力、負(fù)債、信用及其他評核事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查,并向部長提出報(bào)告。
(五)對于各家客戶須訂明每月性的訪問預(yù)定及收入預(yù)定,另外,對于客戶的新開拓商品也須擬定每個(gè)月的大概預(yù)定額,根據(jù)這個(gè)來開拓新市場。
(六)不論老客戶或新交易或預(yù)估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調(diào)查,才能盡早與對方進(jìn)行交涉。
(七)對于同業(yè)者的預(yù)估內(nèi)容及交貨實(shí)績,須經(jīng)常調(diào)查探聽清楚,如此才能檢討自己在接受訂貨上的難易,另外,以于自己在預(yù)估及交貨上的損失,應(yīng)究明原因,以便修正制造技術(shù)及營業(yè)方面的缺陷。
(八)營業(yè)科應(yīng)針對各方面的訂貨情況,進(jìn)行廣泛的調(diào)查,使銷售活動的資料備齊,并傳給各相關(guān)人員參考。
1.從經(jīng)濟(jì)新聞上做剪報(bào)整理。
2.參考經(jīng)濟(jì)雜志及其調(diào)查記錄。
3.將業(yè)界的訊息記錄下來。
(九)將老客戶及預(yù)定客戶等的訂貨資料整理成卡片,并將下列十項(xiàng)事由記錄下來經(jīng)常做修正:
1.資產(chǎn)、負(fù)債及損益。
2.產(chǎn)品的種類、人員、設(shè)備、能力。
3.銷售狀況及需求者狀況。
4.應(yīng)收帳款回收的實(shí)績、信用狀況。
5.與過去客戶的關(guān)系。
6.電話、往來銀行、代表者、負(fù)責(zé)人員。
7.公司內(nèi)容的訂單發(fā)出手續(xù)、過程。
8.付款的手續(xù)、過程。
9.在業(yè)界的地位。
10.組織、工資。
(十)與老客戶應(yīng)經(jīng)常保持密切的聯(lián)系,除了對訂貨情況及其他需求應(yīng)探聽清楚之外,尚須設(shè)法斡旋,使對方下單訂貨。為達(dá)成上述目的,可于必要時(shí)邀集對方舉行研究會或是懇談會。
