政府公文格式是版頭、主體、版記三部分,字體字號標準是3號仿宋字體。
首先,為提高黨政機關的公文的規范化、標準化水平,國家標準化管理委員會發布了《黨政機關公文格式》。
其次,根據《黨政機關公文格式》第七章規定,公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
最后,版頭由份號(6位3號阿拉伯數字,頂格編排在版心左上角第一行)、密級和保密期限(3號黑體字,頂格編排在版心左上角第二行)、緊急程度(3號黑體字,頂格編排在版心左上角)、發文機關標志、發文字號、簽發人(“簽發人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字)、版頭中的分隔線組成。主體由標題(2號小標宋體字)、主送機關、正文(3號仿宋體字)、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章組成。版記由分隔線、抄送機關(4號仿宋體字)、印發機關和印發日期、頁碼(4號半角宋體阿拉伯數字)組成。
為提高黨政機關公文的規范化、標準化水平,2012年6月29日,國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發布了《黨政機關公文格式》國家標準(GB/T 9704-2012)。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修訂,對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規定。
公文用紙幅面尺寸
公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210 mm×297mm。
頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭(上白邊)為37 mm±1 mm,公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm,版心尺寸為156 mm×225 mm。
字體和字號
如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。
行數和字數
一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。
發文機關標志
由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。
發文機關標志居中排布,上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用小標宋體字,顏色為紅色,以醒目、美觀、莊重為原則。
聯合行文時,如需同時標注聯署發文機關名稱,一般應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字,應當置于發文機關名稱右側,以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。
單一機關發文帶“文件”二字
多個發文機關聯合發文不帶“文件”二字
發文字號
編排在發文機關標志下空二行位置,居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編01),在阿拉伯數字后加“號”字。
上行文的發文字號居左空一字編排,與最后一個簽發人姓名處在同一行。
簽發人
由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成,居右空一字,編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發人,簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。
單個簽發人
多個簽發人
版頭中的分隔線
發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
標題
一般用2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。
主送機關
編排于標題下空一行位置,居左頂格,回行時仍頂格,最后一個機關名稱后標全角冒號。
正文
公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字,編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
附件
如有附件,在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件:1. XXXXX”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。
單個附件
多個附件
發文機關署名、成文日期和印章
成文日期一般右空四字編排,印章用紅色。
單一行文發文機關
兩個機關聯合行文
五個機關聯合行文
版記中的分隔線
版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm),中間的分隔線用細線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
抄送機關
如有抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關名稱后標句號。
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如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置于抄送機關之上一行,之間不加分隔線。
版記要素
頁碼
一般用4號半角宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。