1.崗位職責

1)負責施工單位內部及與建設單位、勘察單位、設計單位、監理單位材料及設備供應單位、分包單位、其他有關部門之間的文件及資料的收發、傳達、管理等工作，應進行規范管理，做到及時收發、認真傳達、妥善管理、準確無誤。

2)負責所涉及到的工程圖紙的收發、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。

3)參與施工生產管理，做好各類文件資料的及時收集、核查、登記、傳閱、借閱、整理、保管等工作。

4)負責施工資料的分類、組卷、歸檔、移交工作。

5)及時檢索和查詢、收集、整理、傳閱、保存有關工程管理方面的信息。

6)處理好各種公共關系。

2.收集工程資料的原則

1)及時參與原責。施工單位文件資源的收集、管理工作必需納入整個工程項目管理的全過程，資料員應該參加有關工程的技術、質量、安全、協調等各方面的會議，并應經常深入施工工程現場，了解施工動態，及時準確地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工資源的及時收集、整理和核對。

2)保持同步原責。資源的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關，必須與工程的施工同步進行，以保證文件資源的準確性和時效性。

3)認真把關原責。與項目經理、施工技術負責人密切配合，嚴把文件資源的質量關。無論是對企業內部，還是對相關單位之間往來的文件資源都應認真核查、校對，發現問題，及時糾正。

3.文件資料的管理工作

1)整理分類。施工資源必須及時整理、分類，其分類的方法的很多。

(1)按資料的來源不同。如分為屬于建設單位的、勘察單位、設計單位、監理單位的、材料設備供應單位的、施工總包單位的、分包單位的、有關部門的等等。

(2)按資料歸檔的對象不同分類。如屬于建設單位的、施工單位的、城建檔案館的等等。

(3)按資料的專業性質不同分類。如屬于建筑結構工程的、建筑裝飾裝修工程的、建筑給水排水及采暖工程的、通風與空調工程的、建筑電氣工程的、建筑智能工程的、電梯工程的等等。

(4)按資料的內容不同分類。如屬于施工管理資料的、施工技術資料的、施工物質資料的、施工測量記錄的、施工記錄的、隱蔽工程檢查驗收記錄的、施工檢測資料的、施工質量驗收記錄的、工程竣工驗收資料的等

(5)按資料形成先后順序分類。對同一類型的資料應其形成時間的先后順序進行排序。

2)存放保管。施工單位及項目經理部應配置適當的房間、器具(如文件筐、文件夾、文件盒、文件柜)等來存放文件資料。并加強管理和增強防范意識，做好“防火、防盜、防露、防蟲、防光、防塵”等工作。

3)嚴格履行借閱手續。應建立建健全完善的關于文件及資料的收集、分類、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴格按照規定的程序辦理，避免文件資料的丟失和損壞。在工作中，收文應記錄文件名、文件摘要、發放部門、文件編號、收文日期、收文人員應簽字;借閱或傳閱應注明借閱或傳閱的日期，借閱人名，傳閱責任人，傳閱范圍及期限，借閱或傳閱人應當簽字認可，到期應及時歸還;借閱或傳閱文件借(傳)出后，應在文件夾的內附目錄中做上標記。

4)及時組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文件應及時組卷，按照合同和有關規定，及時把需要建設單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資料，分別進行移交，完好歸檔。

4.處理好各種公共關系

1)處理好與項目經理之間責任承包關系。

2)處理好與技術負責人之間的業務直接領導與被領導關系。

3)處理好與技術員、施工員、材料員、質量員、安全員、造價員等之間的關系。

4)處理好與與項目經理部及公司主管部門之間的局部與整體之間的關系。

5)處理好與勘察單位、設計單位、之間的業務往來關系。

6)處理好與監理單位之間的監理與被監理的關系。

7)處理好與城建檔案管理部門之間的監督、指導與被監督、指導的關系。