為了控制和壓縮差旅費用的支出,提高各類業務人員的辦事效率,特制定本制度。
一、辦理程序
1、出差人員必須事先填寫“出差申請單”,注明出差地點、事由、所需資金,經部門負責人簽署意見后,方可出差。
2、出差人員回公司后,將有部門負責人簽署意見的有效單據,按費用報銷標準規定,經財務負責人審核后方可報銷差旅費。
3、凡與原出差申請單規定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予報銷,因特殊原因或情況變化需改變路線、天數、人數、交通工具的,需經部門負責人簽署意見后方可報銷。
4、出差人員返回后3個工作日內,由出差人員到財務部統一結算本次差旅費,不允許累加或拆分報銷。
5、出差人員所有需要報銷的費用按照以下標準執行,所附單據必須真實、可靠,并與發生的費用一一對應。替補發票原則上不予報銷,補助費用除外。
6、出差人員每月報銷2次,分別為每月12日、28日。
二、費用標準
總體原則:對出差人員的補助費、住宿費和市內交通費實行“包干使用,節約歸己,超支不補”。
(1)住宿標準(金額單位:元。下同):
總 經 理:實報實銷
其他人員:省會城市120元/人/天。
地級市100元/人/天。
縣級80元/人/天。
(2)伙食補助費:
省會城市:60元/人/天
其他市縣:40元/人/天
(3)交通費:
銷售人員憑票實報實銷。
(一)住宿費報銷辦法
1、出差人員的住宿費實行限額憑據報銷的辦法,按實際住宿的天數計算報銷。
2、住宿費標準一般指每天每間,若為同性二人同時出差,按一個房間標準報支。
(二)伙食補助費報銷辦法
中午12時前離開本市按全天補助;中午12時后離開本市按半天補助;中午12時前抵達本市按半天補助;中午12時后返抵本市按全天補助。
(三)其他
1、在出差過程中因業務工作需要使用招待費應先征得分管領導同意,并經安排領導核準并簽署意見后財務部方可審核報銷。
2、出差人員應保留完整車(船)票時間、車次、住宿發票作為計算費用的依據,對于公司代為訂票的,應保留復印件作為審核依據。
單據的填寫及粘貼
在報銷過程中,經常會發現有不按照要求和規范,填寫單據及貼票的情況,造成重復貼票填寫等工作,即浪費大家的時間,有影響報銷的進度。現就相關問題給大家做一下匯總,望大家認真看一下,按照要求進行報銷。
報銷單的填寫:
1、部門名稱:所在部門或辦事處的名稱
2、出 差 人:×××
3、出差事由:寫明此次出差的項目及目的。
4、出差人注明詳細的時間、出發地和到達地,乘坐的交通工具,車票張數和金額。
5、報銷金額(大小寫)必須和原始發票的金額相等,金額需要分類匯總填寫,出差期間的補助費用在伙食補貼中填寫,并在發票上寫明出差天數及金額。報銷單用黑色中性筆填寫。
6、住宿費:票據上要注明住宿的確切到店及離開時間。
7、如有預支差旅費的,在“預支差旅費”一欄寫明預支的時間及金額。
8、報銷大小金額一致,大寫金額必須頂頭寫,不得留有空格,小寫金額前需加錢幣符號“¥”,大寫漢字要正確:壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 零
9、填寫補領不足及歸還多余的金額
10、右下角的報銷人寫上出差人員的名字,如果多人同行,同行人員必須簽字,不得代簽。
11、每張單據粘貼的順序為:汽車/火車費、市內交通費、住宿費、餐補
票據的問題:
1、票據粘貼不得使用回形針、訂書釘、燕尾夾等,票面朝上,形成階梯狀粘貼,粘貼時不要將面額數字粘住;
2、行政部門不同種類的費用盡量分開報銷,不要用一張報銷單報銷。銷售等部門的費用應按照項目報銷;
3、注意發票的有效期,過期發票不能進行報銷。
注:
1、所有的報銷票據必須為當時當地發生的票據,餐補發票沒有要求;
2、報銷單填寫金額四舍五入至角位;
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(三)、公司差旅費報銷制度與流程設計范本
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3、如所提供票據金額超過報銷金額,需在票據上注明“實報金額”;
4、報銷單要按所列項目填寫,要求書面整潔,不得出現草書,不能有涂改、亂劃或是其他修改痕跡。
5、其他要求請參照報銷管理制度。