勞動者的欺詐手段,基本上是提供虛假資料,如假文憑、假證件、假經歷等;因此,用人單位應當建立行之有效的入職審查制度,并且適當運用知情權的法律規定。
(1)設置《員工入職登記表》作為證據。表格中列明勞動者與簽訂勞動合同有關的各個項目,要求應聘人員如實填寫,不得欺騙。用人單位應將《員工入職登記表》作為勞動合同的附件,妥為管理和保存,一旦發現員工方面有欺詐行為,就可以作為證據作出處理,該員工不服的,就是最直接有效的證據。
(2)要求勞動者提供相關個人資料留作證據。比如身份、學歷、資格、工作經歷等信息是否真實;是否潛在疾病、殘疾、職業病等;應聘人員是否年滿16周歲或是否退休享受養老保險待遇的人員;是否與其它單位簽訂有未到期的勞動合同;是否與其它單位存在競業限制協議;如果招用外國人,是否辦理外國人就業手續。特別在招用有從業經歷的勞動者時,應該要求其提供與前單位的解除或終止勞動合同證明,并保留原件。如尚未解除勞動合同的,要求其原單位出具同意該員工入職的書面證明。同時,還應該要求有從業經歷的勞動者承諾未承擔競業限制義務,并向原單位進行核實,以免發生不可預測的訴訟風險。
(3)在勞動合同中設計條款以備作為證據。為了規避出現入職審查不嚴帶來的法律風險,可以在勞動合同中訂明:“乙方應當按照甲方要求提供可驗證的居民身份證或其他有效身份證、學歷證書、職業資格證書的復印件,以及最后服務單位的離職證明、婚姻生育證明、甲方指定醫院的體檢證明等相關資料,并將有關與本勞動合同直接相關的基本情況,按甲方提供的《員工招收登記表》,由本人如實填明并作為勞動合同的附件。”這就將提供合法身份證件和其他證件的責任,加在應聘人員身上,一旦事后出現問題,還可以采取措施進行補救,不但可以減少損失,還可以動用法律武器制裁欺詐者。
(4)建立職工名冊并保留作為證據。《勞動合同法》第七條規定:“用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關系。用人單位應當建立職工名冊備查。”由此可見,建立職工名冊是用人單位的法定義務。要求用人單位建立職工名冊備查的目的,是為了解決勞動者在發生勞動糾紛時舉證困難,難以證明雙方勞動關系的存續情況,有這個規定,由于職工名冊是由用人單位掌握和管理的,用人單位就負有舉證義務了。
《勞動合同法實施條例》第八條對“職工名冊”應當包括的內容做了具體規定:“勞動合同法第七條規定的職工名冊,應當包括勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現住址、聯系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內容。”看來,按照《實施條例》第八條規定建立職工名冊決不是一件小事,沒有職工名冊的,有職工名冊卻沒有規定的項目和內容,是要承擔不利法律后果的,甚至要受到行政處罰。《勞動合同法實施條例》第三十三條規定:“ 用人單位違反勞動合同法有關建立職工名冊規定的,由勞動行政部門責令限期改正;逾期不改正的,由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下的罰款。”
職工名冊的證據力實際上對用人單位和勞動者雙方都具有重要作用。對那些不辭而別的職工,職工名冊就是用人單位向他追索賠償的重要證據;而從職工方面來說,職工名冊是用人單位和他存在勞動關系的最好證明。當然,對勞動行政部門執法檢查者來說,職工名冊是首先必須檢查的資料。