、按照《中齊齊哈爾醫學院委員會議事規則》的要求及黨委領導的意圖，根據會議類型、會議要求和議事范圍，充分做好各項會前準備工作，包括收集與確定議題，編排會議議程，確定參加會議人員，發出會議通知，準備有關的文件、材料等。
、會議的有關材料根據有關的規定在相應的時間送交參加會議人員。
、做好會議的組織工作，對大型會議或重要會議要提前與有關部門商定會場。
、會議開始前做好簽到等工作，每次會議由專人做好會議記錄。必要時進行錄音、照相、攝像。會議記錄要求準確、完整。
、會后要認真整理會議記錄，發布會議有關信息，將會議材料整理歸檔。
、根據會議的決定（決議），起草有關的文件，并負責督促檢查決定（決議）的貫徹、執行，及時將情況反饋給有關領導。
、負責黨委各職能部門及各級黨組織召開確需請院黨委領導參加會議的協調工作。
、根據工作需要，建議黨委領導召開有關會議。
二、黨委辦公室督辦催辦制度
為保證黨委重大工作部署以及決議、決定的貫徹落實，進一步提高工作效率，密切黨群關系，溝通協調各方面聯系，使黨委辦公市擔的督辦催辦工作科學化、規范化、制度化，特制定本制度。
、督辦催辦是黨委辦公室的一項重要工作職責和為黨委服務的重要內容。黨委辦公室必須切實配合黨委抓好督辦催辦工作，維護黨委的權威，保證政令暢通，推動黨委重大決策和重要工作部署的貫徹落實。
、督辦催辦范圍
（）督促檢查黨的路線、方針、政策的貫徹落實。
（）督促檢查黨委會議、所作的決定、決議和重要工作部署的貫徹落實。
（）督促檢查上級和院黨委領導同志的批示和交辦事項的辦理。
（）重要來信來訪問題的處理。
（）其他需要督辦催辦的事項。
、督辦催辦程序
（） 接受任務（）進行登記（）確定主辦單位（）提出辦理要求 （）發出督催通知（）定期了解辦理情況（）掌握辦理結果（）搞好信息反饋（）結案歸檔。
、督辦催辦原則
（）突出重點的原則。督辦催辦工作必須緊緊圍繞黨委中心工作進行，推動黨委重大決策和重要工作部署的貫徹落實。
（）和學院黨委保持一致的原則。在督辦催辦工作中，黨委辦公室作為學院黨委的辦事部門，必須和學院黨委保持一致。
（）黨政分開的原則。黨委辦公室只對學院黨組織和黨員開展督辦催辦工作，涉及黨外的則向有關部門提出建議。
（）間接處理原則。開展督辦催辦工作以督促催辦、反饋情況、調查研究、提出建議為主，直接處理問題需院黨委授權。
三、黨委辦公室信訪工作制度
信訪工作是黨委辦公室一項長期、重要的經常性工作。為了密切校黨委與廣大師生員工之間的聯系，保護信訪人的合法權益，維護信訪秩序，同時博采眾議，為黨委正確決策提供更多依據，特制定本制度。
（一）群眾來信
、基本要求：及時拆封，認真閱記，準確交辦，妥善處理，做到件件有著落，事事有結果。
、辦理程序
（）拆封：當日來信，當日拆封，加蓋收信日戳，及時閱辦。
（）閱信：認真細致，準確掌握信中全部內容。
（）登記：在來信登記薄上按照項目填寫來信的基本情況。，
