什么是崗位說明書？它實際上就是整理崗位分析結果的工作描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設置目的、主要職責、工作環境等，以及任職資格要求（如技能、學歷、訓練、經驗、體能等）。總的說來，崗位說明書涉及到兩個方面的工作。一是崗位本身的研究，即研究每個工作崗位的目的，該崗位所承擔的工作職責與工作任務，以及它與其它崗位之間的關系等。
二是上崗資格的研究，即研究能勝任該崗位工作并完成目標的任職者必須具備的條件與資格，比如工作經驗、學歷、能力特征等。因此崗位說明書的規范化編寫在企業里發展著重要的作用，但是hr部門在編制或描述崗位說明書時常常存在以下的誤區：
誤區、崗位說明書只是為崗位評估服務的。
崗位說明書是崗位評估的重要根據，但它同時為其他的hr管理做鋪墊，實際上企業招聘（如在思而學教育網看到的企業招聘崗位信息），晉升（崗位的要求及上崗的標準），培訓（崗位的技能針對崗位員工是否欠缺——等等各個環節都建立在完整的崗位信息基礎之上。
誤區、崗位說明書描述的是“現在做的”，不是“應該做的”。
在編制說明書的時候，hr人員或崗位編寫者往往參照自己或崗位人員目前做的工作進行編寫，很容易犯下編寫“現在做的”，而不是“應該做的”。崗位說明書的編寫往往要“對事不對人”。
誤區、崗位說明書的描述應以“優秀員工的崗位工作職責與工作任務”為基準。
在企業里，有優秀／合格／不合格的員工。崗位說明書不能以“優秀員工的崗位工作職責與工作任務”為基準，應力求客觀，在確保上崗資格都能勝任的情況下，進行崗位分析。有個典型的例子，某公司發現某一個部門經理a升遷了以后，其部門經理的職位始終招聘不到合適的人選，雖然后來有招聘一個部門經理b，但后來b主動提出調離崗位，說壓力太大。有人說b領導素質不能勝任；又有人說b領導管理水平太差；又有人說b領導溝通水平欠缺，其實最根本的原因是當時a升遷后，有參與部門經理的崗位說明書的描述，由于個人能力完全勝任本崗位，因此a在描述其崗位時，由于a的工作經歷過生產管理、經營管理、內控管理等方面的培訓或歷練，崗位標準按照最優的標準進行編寫，導致崗位說明書的上崗資格要求過高。在這家公司里，實際上都沒有人能生產管理、經營管理、內控管理等方面都得到培訓，因此崗位標準成了空中樓閣，大部分人都無法勝任。
誤區、有了崗位說明書，就能按照崗位要求順利工作了。
崗位說明書只是提供了員工的一個工作范圍或工作任務，對于一些規范的企業來說，有了崗位說明書并不能保證新接手的員工順利工作。崗位說明書中的很多職責、工作任務，只是一個籠統的說法，它只告訴了我們一個w（what，做什么），至于具體怎么操作（how），什么時候做（when），在哪里做（where），誰做（who），并沒有通過崗位說明書進行明確。因此，作為員工，要履行崗位說明書的職責，首先要了解該崗位在企業中的地位，其次了解崗位的管理制度、崗位在企業中的流程節點，以及本崗位的作業指導書。最后，要認真履行這些制度、流程、規范、作業指導書，并在實際工作中，不斷完善。
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