、檔案人員必須保護、保管好檔案，對各類檔案進行科學分類，排列、編號、裝箱，箱柜排放有序。
、定期檢查檔案保管情況，發現檔案破損或字跡變化，及時修補復制，保證檔案的安全完整。
、檔案庫房是機要重地，非檔案人員嚴禁進入。
、庫房內嚴禁存放與保護檔案無關的各類雜物品，要保持整潔。
、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染等設施，并要經常檢查各項設施是否有效。
、庫房內置放溫、濕度監測設備，定期檢查、記錄、分析，保證規定的溫濕度。
、檔案管理人員離開庫房時要關好門窗、拉滅電燈。
檔案安全保管制度二
()檔案查借閱及其他非檔案部門工作人員，未經許可，一律不得進入檔案工作室和庫房。
()要做好辦公室和庫房的安全工作，每天由最后一位離開辦公室的同志負責斷電斷水源，鎖好門窗。
()將檔案按檔號順序在檔案柜內依次自上而下，從左到右豎立排放。各類檔案原則上按檔號存放。檔案柜標示舉例，例：XX-dq-～，即XX黨群檔案綜合類-件。插卷，編入檔案產生度目錄，并在檢索目錄上注明，存入檔案產生度柜內。
()檔案柜應編順序號，各庫、各類檔案均應標有檔案存放示意圖。
()應對檔案進行定期安全檢查，積極做好八防工作（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）。發現問題，及時解決。
()對破損、褪變檔案要及時進行修補、復制。
()在檔案柜內放置驅蟲防霉藥物，每月檢查一次蟲、霉情況，發現蟲、霉及時處理。
()查、借閱檔案當面注銷，及時入庫。每學期結束前，對庫藏案卷進行總清點，及時催還借出的檔案。
()每對庫存聲像檔案進行一次全面核對檢查，發現問題及時報告、處理。
()照片、底片要定期（每學期一次）進行檢查，有發黃、發霉、變質等現象，要及時進行清洗和技術處理。
()錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應及時倒帶，并馬上入盒，以防污染，要不定期檢查，如發現變形斷裂、磁粉脫落等現象，應立即進行補救。
()聲像檔案保管期限與相應文字材料的保管期限一致，需長期保管的聲像材料，在保管一定時間后，應轉錄復制。
