公司通訊管理制度

一條：為了提高公司的經營管理，節約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。

三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。

四條：電話總機的管理

電話總機由行政部的前臺人員負責值守，所有外線電話均需由前臺人員負責接轉。前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下：

接聽外線電話時，應說“您好！迎海集團，請問您找哪位？”；

當對方告訴分機號碼時，應說“請稍等！”；

如果分機占線時，應說“對不起，電話占線，請您稍后再打過來”

前臺人員接聽內線電話時，應說“您好，前臺”。

五條：電話分機的管理

公司根據員工工作需要和電話分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話分機。

員工應電話分機鈴響三聲內接聽，接聽業務電話應簡潔明了，接聽電話時應使用統一禮貌用語“您好，×××（員工姓名）”。講電話時聲音不可太大，以免影響他人。

電話分機一般不開通長途直撥功能，總監級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的，須提出書面報告，經部門經理初審、主管領導審核后，報公司總裁批準后方可開通。

對已開通長途直撥功能的電話分機，由員工個人負責長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話，一經發現，除由其個人賠償所發生的長途話費外，還可視情況嚴重，停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應的處分。

員工因臨時工作需要打長途電話的，須填制《長途電話申請單》，經部門經理初審核，主管領導審批后，遞交行政部經理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機上。

撥打長途電話時，必須使用IP特服號（如、），以節約費用。

禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話，應長話短說，以免造成電話線路的繁忙，時間不得超過三分鐘。

嚴禁員工利用公司電話（包括分機和直線電話）進行撥號上網、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業務信息。

未經公司或電話所有人的同意，撥打長途電話。一經發現，除由其個人賠償所發生的長途話費外，還可視情況嚴重，給予記過以上的處分，直至開除。

電話已開通長途直撥功能的員工一經離職，行政部應馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關閉，同時做好登記。

六條：直線電話的管理

總監級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據工作需要，申請配置一部直線電話，如需要開通國內長途功能的，應一并提出申請。

申請配備直線電話，一律報集團董事長批準。

七條：傳真的管理

公司傳真機由前臺負責管理，收發傳真時應由前臺人員負責操作。

前臺人員發送傳真完畢后，應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁；傳真接收完畢后，應立即將傳真文件交給收件人。

員工因為工作需要而發送傳真的，應填制《傳真申請單》，經部門經理對傳真內容進行初步審核，并報主管領導審批。主管領導審批后應將《傳真申請單》遞交行政部經理簽字，再由前臺人員操作發送。

對發送保密性高的文件，可由前臺人員進行指導，由員工個人親自發送，并提前以電話方式通知收件人現場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發送，以免泄密。

對傳真收發業務頻繁或者所收發的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。

員工不得利用公司傳真機收發私人資料、文件。

八條：移動電話的管理

公司不為員工購置移動電話，但對員工因辦理公務所發生的移動電話費用（簡稱移動話費），按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。

原則上，集團主任級及下屬公司副經理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業務需要的除外。

公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內實報實銷，超支部分員工自負”的管理方式，即：主任級以上的管理員工根據實際工作需要，向公司提出報銷移動話費的書面申請，公司根據員工職務、崗位和業務的特點，以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》，核定具體的報銷限額。對在限額以內的移動話費，由公司據實報銷；對超過報銷限額的，公司只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發給員工，而由其個人承擔。

核定移動話費報銷限額的流程為：

主任級以上的管理員工可根據實際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經理出具審定意見后，報主管領導審批。在公司的限額參考標準內，主管領導可以直接批準。對超出公司規定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批準。

對經理級以上的管理員工，除需報主管領導批準外，一律報公司總裁審批。

總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。

移動話費報銷限額參考標準如下：

對已核定報銷限額的員工（包括普通員工和管理級員工），如確因業務需要但原報銷限額偏低而申請重新核定的，應提供申請日前不少于三個月的移動話費發票和流水清單，并標明私人用途的部分話費，由部門經理和行政/人力資源部經理出具初審意見，并報公司主管領導審核后，報公司總裁審定。

行政/人力資源部可對員工每月的移動話費進行統計分析，對報銷限額核定過高的，有權提出重新核定的建議。

凡由公司給予限額報銷移動話費的員工，原則上須小時開機（如不能小時開機的，但須提供其他電話聯系方式）。對享受限額報銷但將移動電話置于關機狀態，但又沒有提供其他電話聯絡方式，致使公司聯絡不到的，一個月內出現三次以上（含三次），除取消當月移動話費的報銷資格外，對因聯系不上而延誤工作，還將按公司有關制度進行處罰。

員工在有固定電話的場合（辦公室、家里），應使用固定電話通話。使用移動電話撥打長途電話時，必須應使用IP特服號碼（如、等）。

使用儲值卡（如神州行、如意通、南粵行等）的移動電話，不給予移動話費報銷。對使用實名入網并已核定報銷限額的員工，不得隨意更換移動電話號碼，如確因需要而更換的，必須及時通知公司行政部門。

員工不得將實名入網的移動電話號碼換成儲值卡號碼，否則公司有權取消其移動話費報銷資格。

對員工因開通個性化服務而產生的費用（如語音留言、轉秘書臺、訂閱短信、移動QQ或其他費用等），公司一律不予報銷。

新入職員工必須在入職滿一個月后方可提出申請移動話費報銷。報銷移動話費的時間從其入職日的二個月起計算話費報銷，對其在自入職日的二個月至正式批準日期間發生的移動話費，按日平均計算報銷。

員工報銷移動話費時，應遵守公司的費用報銷管理規定。

九條：電子郵箱的管理

公司將不斷在推行辦公無紙化、自動化，并為公司每一位員工配備專用的電子郵箱。

對經常與外部進行業務聯絡的員工，由公司向網絡服務提供商申請購買專用的外部郵箱。

對不經常與外部進行業務聯絡的員工，公司只為其配備內部郵箱。內部郵箱可以在公司局域網內發送內部郵件（指接收者郵件地址后綴為）和外部郵件（是指接收者郵件地址后綴不是），但只能接收內部郵件，而不能接受外部郵件。內部郵箱不得印在員工的名片上。

公司系統管理員須協助員工在其個人辦公電腦上安裝郵件軟件，設置好各種應用功能。員工應熟練使用郵件軟件的各種功能，員工每日上班后，須及時打開郵件軟件，及時接收、閱讀、回復電子郵件，并做好重要電子郵件的備份。

員工發送較為重要或緊急的電子郵件，發送后，還應采取其他方式知會收件人（如電話轉告等）。

員工不得利用公司配備的電子郵件在互聯網訂閱各種郵件，不得用于非業務用途。

十條：本制度由集團總部行政管理中心制訂、修改并負責解釋。

十一條：本管理制度僅適用于集團總部，集團各下屬公司可根據本管理制度和公司的實際情況制訂相應的通訊管理制度，并報集團總部行政管理中心備案。

十二條：本規定自發文之日起生效，二○○三元月份開始正式實施，試行期為一。